Tips

Foto's of andere afbeeldingen in een Excel-cel
Sorteerfout in Excel 2007 filters
PDF-bestanden naar Word overzetten
Automatische opsomming in Word 2007
Keuzelijsten in Excel maken
Automatisch bericht sturen bij afwezigheid in een bepaalde periode (Outlook 2007/2003)
Samenvoegen naar Printer of e-mail in Word 2007
Transponeren (Kolommen en rijen omkeren) in Excel
Kalender maken met Word
Paginanummering in Word niet op de eerste pagina laten starten.
PowerPoint presentatie in Word voorbereiden
Met de muis snel in- of uitzoomen
Werken met Uren en Minuten in Excel
Watermerk
Excel quiz
Mail die je niet wilt vergeten te beantwoorden
Letters met accenten
Selecteren
Standaardlettertype in Microsoft Programma's.
Snel bij de Verkenner
Nieuwe bladzij in Word
Regels onder elkaar in een Excel-cel
Word 2003 etiquette(n)
Illustraties in Word-etiketten
Word XP/2003 Tekenfrustratie
Kopzorgen in Excel
CapsLock vergeten
Opsporing verzocht (bestanden zoeken)
Voorkom overschrijven van je grafisch ontwerp
Adres ook op de envelop!
Geen gezeur, gewoon doornummeren!
Pagina 3 van 5
VASTE SPATIES IN WORD
HET VERLEDEN ONDER CONTROLE.
Wie dubbelklikt er wel eens op de vulgreep (in Excel)?
Opmaak van een werkblad kopiëren.
 

Foto of andere afbeelding in een Excel-cel.

Bij een moderne lijst met adressen, hoort een foto. In Access is zoiets gemakkelijk te verwezenlijken, maar dit soort lijsten worden ook heel veel in Excel bijgehouden. En de vraag doet zich dan voor van: "Hoe krijg ik een foto in een cel?" Zoiets zou men dan willen.

Helaas, pindakaas. Deze opname is slechts gezichtsbedrog. Je kunt in Excel best een foto boven een cel plaatsen, maar daarmee is die foto nog niet aan de cel gekoppeld. De foto zal ook niet mee verhuizen als de cel waarin hij staat, verhuist. Je kunt in Excel niet direct een afbeelding in een cel plaatsen!!!  Maar..  er is wel een aardigheidje. Je kunt een afbeelding in een "opmerking" plaatsen.

Opmerkingen krijg je te zien als je muis boven een cel hangt, waar de opmerking aan toegewezen is. In bovenstaand geval, staat de muis op cel A3. Zulke opmerkingen kun je, als je dat wilt, zelfs permanent zichtbaar maken. Met een beetje knutselen heb je dan toch nog je zin, maar een foto die pas verschijnt als je een  naam aanwijst is misschien nog wel het leukst. Geïnteresseerd, bekijk deze video dan eens Foto in Excel-cel

Riskant probleem met filters in Excel 2007 voor wie overstapt van 2003.

Je onderhoudt een grote datatabel in Excel 2003. Daarbij gebruik je een aantal kolommen om op te filteren, zoiets:

In Excel 2003 worden de aansluitende gegevens, hier de Omzet-kolom, gewoon meegenomen  als je via het lijstknopje in de Datum of Verkoper kolom kiest voor Oplopend of Aflopend sorteren.
Stap je over naar Excel 2007 en open je je Werkmap daarin, dan gebeurt dat niet meer! De aangrenzende kolommen van die tabel worden niet mee gesorteerd!  Verkoper Jan ziet zijn verkoop ineens dalen tot die van Piet. Zie je het direct dan kun je het nog terugdraaien, maar sla je de werkmap opnieuw op onder dezelfde naam, dan zit je met een enorm probleem...  Microsoft zou wel eens wat schadeclaims te wachten kunnen staan...

De voorlopig oplossing is om bij het sorteren/alfabetiseren gebruik te maken van de AZ/ZA-sorteerknoppen in het lint. Verder lijkt het voor zover ik kan zien wel goed te gaan met het filteren. Meer zien, bekijk dan deze video: Filterprobleem in Excel 2007.

PDF-bestanden naar Word overzetten.

PDF-bestanden, ze zijn hét documenttype dat je op Internet tegenkomt. Ook bedrijven en instellingen maken veelvuldig gebruik van dit documenttype. Moderne scanners leveren niet alleen plaatjes of zenden ingescande tekst naar een printer, maar ze kunnen je computer ook voorzien van ready-made pdf-bestanden. En daar zit hem de kneep, want PDF-bestanden zijn in feite niet meer dan plaatjes. En plaatjes kun je met een tekstverwerker, zoals Word, niet aanpassen. Dat was dan ook het sterke punt: met pdf had je beschermde, niet aanpasbare tekst! Tekst dus waar een ander niet gemakkelijk mee aan de haal kon gaan. Maar daarmee haal je de behoefte om zulke teksten te kunnen wijzigen, niet echt weg. Oude formulieren of zakelijke brieven, bijvoorbeeld, die je via de scanner wel in PDF-formaat op je computer kunt krijgen, maar die je eigenlijk ook (een beetje) aan zou willen passen!!

De oplossing komt uit de hoek van de OCR, Optical Character Recognition. Dit is software die steeds beter wordt in het herkennen van letters in een plaatje. Bij met de handgeschreven documenten moet je daar nog niet te veel van verwachten, maar bij getypte of gezette teksten, gaat dit steeds beter. Men is nu ook al zover dat veel opmaak van tekst, lettergrootte, lettertype, kleur etc. herkend kan worden. En plaatjes / illustraties in een document worden dan keurige als zodanig geïsoleerd. Ondertussen zijn er een aantal producten op de markt die dit voor je doen en daarmee PDF-bestanden om kunnen zetten naar bijv. een Word-document.

ADOBE, het bedrijf achter de PDF-bestanden en uitgever van de ADOBE-reader, waarmee je PDF-bestanden moet lezen, is wellicht niet echt blij met deze ontwikkeling, maar kan het ook niet tegenhouden. Hun Reader stelt je nu in staat om zo'n document te bewaren als simpele onopgemaakte tekst. Wil je meer dan moet je bij hen een duur pakket aanschaffen van E 975. Gelukkig zijn er andere aanbieders, bijv. NUANCE met een aanbod van E 79 (inclusief BTW). Op het Internet kom je ook wel gratis aanbieders tegen, maar ik zou daarmee oppassen. Een goedkope, en voor zover ik kon zien ook wel goeie, is VERYPDF voor $ 40 (zo'n E 30). Deze kun je 100 keer gratis gebruiken, een mooie gelegenheid dus om hier eens wat ervaring mee op te doen.

In Word 2007 kun je nu ook in PDF formaat documenten opslaan. Je moet je Word-programma daarvoor wel even (gratis) aanpassen. Een volgende keer hoop ik daarop terug te komen. Gaat het je alleen maar om de tekst en niet de opmaak dan heb je niets extra's meer nodig en kun je vanuit je Adobe-reader de tekst als  .txt bestand opslaan. Zo'n .txt bestand opent van nature in Kladblok, maar je kun het ook in Word inlezen. In de bijbehorende Video leg ik dat uit.:  Simpele PDF naar Word conversie

Automatische opsomming in Word 2007.

De 2007-versies van Office beginnen steeds meer gemeengoed te worden, zeker bij de mensen thuis. Microsoft heeft het ook lastig gemaakt om de oudere versies nog te kunnen kopen. Omdat bedrijven nog niet zo hard lopen om weer meer geld aan Bill Gates te schenken, komt de situatie nu veel voor dat er thuis 2007 gebruikt wordt en op het werk 2003. Moet je hetzelfde document op beide plekken gebruiken dan kun je altijd bij het opslaan in Word 2007 kiezen voor Opslaan als

en het document als een -2003 versie bewaren.

Behalve een volledig nieuw voorkomen zitten er ook nog wel eens wat nieuwe foefjes in de 2007-versie. Zo kun je nu bijv. door het intypen van * gevolgd door een spatie een opsommingsteken krijgen.

Je typt: * Eerste punt  en krijgt: 

Keuzelijsten in Excel-cellen.

Bij het invullen van gegevens in Excel-tabellen kan het voorkomen dat je in een bepaalde kolom vaste gegevens in moet vullen, bijv. bij een bedrijf met meer locaties telkens de naam van één van die locaties, of bij producten telken één uit een vast rijtje producten. Zou het niet mooi zijn als je die gegevens dan niet telkens opnieuw in hoefde te typen maar ze uit een lijstje kon selecteren! Je Excel-cellen zouden er dan zo uit moeten komen te zien:

op het moment dat je de cel selecteert verschijnt het keuzepijltje

op het moment dat je op het pijltje klikt.

Je kunt dit soort opmaak razendsnel naar de andere cellen kopiëren.

Weten hoe?  Volg dan onze tipvideo en klik hier:   excelkeuzelijstjes

Automatisch bericht sturen bij afwezigheid in een bepaalde periode (Outlook 2007/2003)

Stuur tijdens afwezigheid even een berichtje naar je mailers in Outlook 2007 of Outloo 2003. Wordt er geen gebruik gemaakt van de Exchange Server dan doe je dat is 2 hoofdstappen:

1. Een Outlooksjabloon maken waarin je de te sturen e-mail vastlegt.

2. Met een zgn Regel bepalen wanneer dit bericht verstuurd moet worden.

PS: Je PC moet wel aan blijven staan met Outlook geactiveerd.

Hoe je het doet zie je in deze video: Afwezigheid  

Samenvoegen naar Printer of e-mail in Word 2007

Het samenvoegen van een brief met een adressenlijst (in Excel bijv.) verliep in de 2003 versie van Word nog lang niet vlekkeloos en bij het samenvoegen naar e-mail hoefde je aan opmaak niet veel te doen, dat werd toch niet meegenomen.  In Word 2007 lijkt dat nu ineens transparanter en vollediger te kunnen. Geïnteresseerd?  Bekijk de volgende video dan maar eens: Samenvoegen met Word 2007

Transponeren

Wie overkomt het niet. Heb je de koppen van een tabel waar je aan begonnen bent, net ingevoerd en ontdek je dat het eigenlijk veel beter was geweest als je ze horizontaal of verticaal had ingetypt. Opnieuw intypen? Nee, gewoon  even transponeren, d.w.z. je kolommen omzetten naar rijen of je rijen naar kolommen. Bekijk deze video maar even om te zien hoe je dat doet: Transponeren

Kalender maken in Word

Kalender nodig, voor het hele jaar, voor een speciale periode, een bijzonder doel? Het is een fluitje van een cent met Word. Bekijk deze video maar eens om te zien hoe je dat doet. Video Kalendermaken

Paginanummering in Word niet op de eerste pagina laten starten.

Om pas op een latere bladzij te beginnen met paginanummering, ga je als volgt te werk.

1. Vervang de paginacode aan het begin van de pagina waar je wilt beginnen door een sectie-einde met volgende pagina.
2.  Ga naar de koptekst en klik daar het knopje "Koppeling naar vorige sectie" uit.
3. Voeg paginanummering in en kies tijdens dit proces via Opmaak voor nummering   "Beginnen bij":  1.

Voor volledige instructies bekijk de bijbehorende instructievideo.

PowerPoint presentatie in Word voorbereiden

Je kunt de teksten van je PowerPoint presentaties heel goed in Word voorbereiden. Dit doe je door in Word voor iedere tekstregel het juiste kopniveau te kiezen, bijv:

 

Stappen: Type bovenstaande tekstregels maar eens gewoon onder elkaar in (zonder de blauwe kopaanduidingen). Klik daarna in een regel en kies het gewenste kopniveau (Kop1 of Kop 2) uit lijstje met opmaakprofielen (er staat waarschijnlijk Standaard in)

Dan kun je het document eerst even voor de zekerheid opslaan en daarna naar PowerPoint "verzenden".  Kies uit het menu Bestand: Verzenden naar en dan Microsoft Office PowerPoint.  Wacht even en Bill Gates heeft je PowerPoint presentatie al in elkaar gezet:

Met de muis snel in- en uitzoomen
Microsoft programma's hebben vaak een "in-/uitzoomen"-knopveldje. Je kunt daar bepalen hoe groot je gegevens (je tekst bijvoorbeeld) op het scherm getoond wordt. Mocht je je leesbril eens vergeten hebben, dan kun je op deze manier toch je tekst leesbaar maken. Let erop dat dit iets anders is dan de lettergrootte aanpassen, het heeft ook geen enkel effect op een afdruk van zo'n document. Wat niet iedereen weet is dat je dit in- en uitzoomen ook met het bladerwieltje van de muis kunt doen. Je hoeft daarbij alleen maar de CTRL-toets ingedrukt te houden. Probeer het maar eens terwijl je dit leest.

Werken met Uren en Minuten in Excel

Excel lijkt heel gemakkelijk om te gaan met tijden, toch zijn er een paar haakjes en oogjes:

Type in een nieuw blad het volgende sheetje:

Plaats nu in de cel eronder de Som formule (Gebruik de S-knop).

Je ziet dat Excel het resultaat keurig in minuten en seconden uitrekent. Maar nu:

Vervang die  3:55 door    15:27

Helaas hebben we nu bij de som nog maar 1 seconde over. Niet erg leuk als het je werktijd betreft en je salaris erop gebaseerd is.  Excel plukt de dag en kijkt van nature niet verder. Maar je kunt het hem wel leren met een aangepaste functie:

Met de bewuste som-cel geselecteerd, kies uit het menu Opmaak [Celeigenschappen]   en   [Tabblad-Getal]
Kies uit de lijst  Aangepast
Klik in het Type-veld, verwijder de aanwezige tekst en type   [u]:mm (dat waren dus die "haakjes") 

[OK]

En Excel is even ruimer gaan denken.

Van nu af aan kun je deze aangepaste tijdsfunctie uit het lijstje kiezen.

Maar we hadden die “oogjes” nog niet besproken. Die staan voor even verder kijken dan je neus lang is, want hoe staat het met negatieve uren/minuten?

Zet het volgende eens op (in E15:E17 bijv.):

 
Zorg ervoor dat in E17 de eigenschap op [u]:mm staat (deze moet nu ook in het lijstje te vinden zijn)  Het zal de ###### niet doen verdwijnen. 

Een “oogjes”schijnlijk probleem. Excel kan met 2 verschillende datumsystemen werken. Het 1900-systeem en het 1904-systeem. Kies je voor het 1904-systeem dan kun je ineens ook met negatieve uren werken. (Ja, ja, je moet het maar weten) Dat gaat zo:

[Ex[Extra/Opties] kies het tabblad Berekenen

Vink hier Datumsysteem 1904 aan en [OK]

 Je zou nu wel een negatieve tijd moeten hebben

OPM. Mocht je werkmappen aan elkaar gekoppeld hebben dan is het wel belangrijk dat die allemaal met hetzelfde systeem werken!

Watermerk toepassen, verwijderen en bewerken
Watermerken worden gebruikt om een document te markeren, bijvoorbeeld als "vertrouwelijk" of "concept" etc. Je kunt ook een afbeelding, een logo bijvoorbeeld, als watermerk toevoegen. Die tekst of dat plaatje wordt dan slechts licht zichtbaar achter de documenttekst afgedrukt. Zo doe je dit (gebaseerd op Word 2003):

Ga naar Opmaak --> Achtergrond --> Afgedrukt watermerk  en dan bijv. Tekst als watermerk

Je krijgt:

Met het lijstknopje van het tekstveld kun je een aantal standaard teksten uitzoeken, maar je mag ook één zo'n tekst selecteren en dan je eigen tekst er overheen typen, bijv, de naam van het bedrijf.
OK en je hebt je watermerk.
Om het te verwijderen ga je terug naar dit venster en kies je bovenaan voor  Geen watermerk. Wat uitlijning betreft heb je alleen maar keuze uit Horizontaal en Diagonaal. Wil je meer dan moet je slim zijn:

1. Plaats je watermerk en sluit het Afgedrukt watermerk venster.
2. Open de Kop- en voettekst modus (Beeld / Koptekst en voettekst)
3. Selecteer het watermerk (Op een letter dubbelklikken)

Je kunt je tekst nu vergroten en verkleinen, boven is het "draaiknopje" nu ook zichtbaar. Dat is het groene rondje ergens in de rand van je tekst:

4. Ga daar met de muiscursor op staan en dan je tekst met ingedrukte muisknop draaien.

Excel quiz     / Antwoorden

Vraag 1
Wat is de snelste manier om 52 cellen te vullen met de weeknummers week 1 t/m week 52?  Bijv.:

Vraag 2
Je hebt een tabel van een paar duizend volle rijen en in de kolom ernaast moet een formule komen, bijv

Hoe krijg je de formule in F3 het snelst gekopieerd naar alle cellen eronder?

Vraag 3
Je hebt een lange adressenlijst waarin de postcodes geen spatie hebben tussen het cijfer en de letters. Hoe kun je ervoor zorgen dat in een kolom ernaast de postcode met spatie komt te staan?
Bijv.

Vraag 4
Zodra je de juiste formule hebt gebruikt om die postcode met spatie te verzorgen, heb je de eerdere kolom niet meer nodig. Verwijder je die kolom, dan is al je werk weer vergeefs. Je krijgt een foutcode in de nieuwe cellen. 

Hoe kun je dit voorkomen?

Vraag 5
Hoe krijg je de huidige datum in een cel?

Vraag 6
Hoe kun je het snelst in een cel tekst onder elkaar krijgen?
Bijv.

Vraag 7
Hoe kun je een heel werkblad in één keer selecteren?

Antwoorden

Antwoord 1
De snelste manier is het gebruik van de zgn. ‘vulgreep’ . De vulgreep is het kleine zwarte blokje rechtsonder in een geselecteerde cel:
 Bijv.

Ga je daar met de muiscursor op staan dan verandert hij in een klein plusje:

Je gaat dus als volgt te werk: Type  Week 1   in de eerste cel en bevestig dat. Ga dan met de muiscursor op de vulgreep staan, hou de muis ingedrukt en trek hem 51 cellen naar beneden. Laat los en je hebt je serie weeknummers.

Antwoord 2
Om een formule (of functie) in één keer gekopieerd te krijgen, type je een formule in, bevestig hem en dubbelklik dan op de vulgreep van die formule cel. Voorwaarde is dat de kolom ter linker zijde volledig gevuld is.

Antwoord 3
Stel dat de oorspronkelijke postcode in A2 staat, dan type je in  B2 de volgende formule in: 

 =links(a2;4)  pakt de eerste 4 letters van de postcode, & gebruik je om tekst aan elkaar te plakken.   “ “  = een spatie (omringd door aanhalingstekens) en dan nog eens rechts(A2;2) om de 2 letters toe te voegen. Gebruik de vulgreep om eventuele postcodes eronder ook om te zetten.

Antwoord 4
De nieuwe postcodes zijn gebaseerd op de oude. Om ze daarvan onafhankelijk te maken, moet je de formules vervangen door de werkelijke waarden. Dat gaat als volgt:

Selecteer alle nieuwe codes en kopieer ze. Laat de selectie staan. Kies nu voor Bewerken/Plakken speciaal   en selecteer Waarden onder het kopje Plakken. Bevestig met OK en je kunt de oude code rustig verwijderen.

Antwoord 5
Gebruik de functie  =vandaag()

Antwoord 6
Op het moment dat je naar een tweede regel wilt, druk je op ENTER, terwijl je de ALT-toets ingedrukt houdt.

Antwoord 7
Klik op het grijze vlakje links boven waar de kolomkoppen en rijkoppen elkaar kruisen:

Niet te vergeten mail
Onze mailbus raakt voller en voller, ook al slaag je erin een hele serie spam te weren. En vaak zit er een bericht tussen waarop je wilt reageren, maar daar dan niet direct tijd voor hebt. Het gevolg kan zijn dat je er nooit weer aan denkt of pas als het te laat is.   OUTLOOK stelt je in de gelegenheid een herinnering aan zo'n bericht toe te voegen. Hier zijn de stappen:

1. Klik met de rechtermuisknop op het bericht.
2. Kies: Opvolgen
Je krijgt:

3. Kies uit de lijstjes achter Einddatum, de gewenste herinneringsdatum en in het veld daarnaast de tijd.
4. Kies uit Kleur van markering een kleurtje om het bericht mee te markeren.
(PS: Je kunt later het veld Voltooid aankruisen, als je niet meer herinnerd wilt worden)
5. Klik op OK.

Zodra de dag en het moment is aangebroken waarop je de herinnering wilt ontvangen, verschijnt er een berichtje. Klik er op en je zit snel in het te beantwoorden bericht.

Hoe zorg je voor letters met accenten?

Voorwaarde is dat de toetsenbordindeling ingesteld is op US-International. Dit is tegenwoordig meestal standaard het geval. Je hebt nu een aantal "dode" toetsen tot je beschikking. Daarna hoef je iedere klinker maar vooraf te laten gaan door zo'n toets en je  krijgt de gewenste letter. Bijv.:

" gevolgd door e geeft ë
` gevolgd door e geeft è
", /, ', /, en ^ gevolgd door een spatie geeft " / ' / ^
' gevolgd door e geeft é
^ gevolgd door e geeft ê
etc...

Selecteren.

Selectie uitbreiden

Niet genoeg (of te veel) geselecteerd in Word of Excel?! Wat doe je dan? Alles opnieuw selecteren??

In WORD en EXCEL is dat niet nodig! Zie je dat je de selectie moet aanpassen, hou dan de shifttoets ingedrukt en selecteer vrolijk verder.

Wilt je met het toetsenbord selecteren dan is de shifttoets ook een goede keuze. Met die toets ingedrukt, kun je de cursor(pijltjes-)toetsen gebruiken om tekst of cellen te selecteren.

Grote selecties

Bij het maken van grote selecties met de muis, vliegt de muiscursor vaak heel snel voorbij het gewilde eindpunt. Het is dan vaak handig om het beginpunt van de selectie vast te leggen om rustig naar het eindpunt te kunnen manoeuvreren. Dit kun je doen met behulp van de F8-toets.

Stappen:

1. Plaats de invoegcursor op het beginpunt
2. Druk op F8
3. Gebruik de schuifbalk om naar het eindpunt te gaan.
4. Klik op het eindpunt (het tussenliggende deel is geselecteerd)

!!!! Om de selectie weer op te heffen, druk je eerst op [Escape], dan 'ergens' klikken.

Niet aaneengesloten gebieden selecteren

Door met ingedrukte CTRL-toets te selecteren, kun je in de meest recente versies ook meer dan één stuk  of celbereik selecteren

Standaardlettertype in Microsoft Programma's.

Word:
Bij WORD is het standaardlettertype heel duidelijk verbonden met het gebruikte sjabloon. Je zou dus sjablonen kunnen maken die alleen in lettertype van elkaar verschillen. Opmaak -> Lettertype -> Kies lettertype, grootte etc. -> knop Standaard en bevestig

Excel:
EXCEL heeft het standaardlettertype ondergebracht waar je het eigenlijk zou verwachten:
Extra -> Opties -> Tabblad Standaard
Wijzig je het Standaardlettertype terwijl je met een map werkt die gebaseerd is op een zelf gemaakt sjabloon , dan wordt dit niet automatisch (zoals bij Word) ook in het onderliggende sjabloon doorgevoerd. Je moet zo'n sjabloon dan nog eens opnieuw met het nieuwe lettertype opslaan.

Access:
Extra -> Opties -> Tabblad Gegevensblad -> stel lettertype in
 

Snel bij de Verkenner

Met de Windows Verkenner kun je je bestanden beheren. Hoe je bij die Verkenner komt is afhankelijk van hoe je hem hebt ingesteld. Staat ie op je bureaublad dan is er lastig bij te komen als je al allerlei programma's open hebt staan. Zo werkt het altijd snel en handig: Klik met je rechter muisknop op de Start-knop en kies dan uit het menu: Verkennen.

Nieuwe bladzij in Word

Een eenvoudige tip deze keer. Je hebt een tekst (brief, bijvoorbeeld) getypt en wilt er op een volgende pagina nog iets aan toevoegen (een CV bijvoorbeeld). Hoe kom je op de volgende nieuwe pagina? Velen houden de Enter-toets dan maar ingedrukt en voegen zoveel lege regels toe tot Word automatisch een tweede pagina begint. OK, wie niet weet moet slim zijn, maar is het wel handig?  Als je later regels zou toevoegen aan je eerste pagina, vliegt de tekst op je tweede pagina een eind nar beneden! Handiger is het om met CTRL/ENTER (de ctrl-toets ingedrukt houden en dan op Enter drukken) een nieuwe pagina in te voegen.

Regels onder elkaar in een Excel-cel

Pienter Pietje heeft wellicht al wel ontdekt dat je in Excel via de Celeigenschappen en de optie Uitlijning, kunt kiezen voor Terugloop waardoor tekst in een cel onder elkaar komt te staan zodra hij te lang wordt. Maar het kan sneller door op Alt/Enter te drukken zodra je naar de volgende regel wilt.

Illustraties in Word-etiketten (je visitekaartje wellicht)

Wel eens gewerkt met de etikettenmodule van Word 2003 (Extra/Brieven en verzendlijsten/Enveloppen en etiketten..)?   Je krijgt dan een venstertje voor je neus waarin je je gegevens kunt typen, bijv.  je naam en adres. Daarvan kun je dan vellen vol met bijv. afzenderetiketten maken. Kies voor Nieuw Document om het resultaat eerst even te zien, voordat je het afdrukt. Het zou nog mooier zijn als je een illustratie/logo toe zou kunnen voegen, zo iets  bijvoorbeeld:

Helaas is het onmogelijk hier een plaatje in te voegen (Invoegen/Afbeelding/ etc. ) is geblokkeerd en plakken wil ook niet. De oplossing is als volgt:

• Plaats je logo in een Worddocument. Laat het in de "In-tekstregel" modus staan (zwarte blokjes in de randen)

• Voeg de gewenste tekst toe.

• Selecteer tekst en illustratie.

• Ga nu via Extra/Brieven en verzendlijsten/Enveloppen en etiketten.. naar het Etikettenvenster.

• Voeg de nodige spaties toe om het op de juiste plek te krijgen.

• Klik op Nieuwe Document en bekijk het resultaat voordat je alles afdrukt.

Het is belangrijk dat je het juiste etikettenpapier gebruikt. Zie Deel II. Ook zijn de In-Tekstregelplaatjes een beetje beperkt omdat je tekst buiten het plaatje moet blijven en je die tekst niet vrij neer kunt zetten. De oplossing daarvoor wordt in Deel III wereldkundig gemaakt.

Illustraties in Word-etiketten (je visitekaartje wellicht) Deel II

Vorige keer hebben we uitgelegd hoe je in je etiketten plaatjes, bijv. een logo, op kunt nemen. Dat gaat niet zomaar zonder meer, er is een trucje voor nodig. Verder is het belangrijk om het juiste etikettenpapier te gebruiken, d.w.z. papier met de nodige witranden. De grote standaard is hier wel Avery.  Zorg ervoor dat je het gewenste Avery-etikettenpapier in huis hebt. Klik in het Enveloppen en etiketten-venster op de knop Opties. Kies dan uit het lijstje Productnummer, het gewenste Avery-formaat. Hier zijn de meest gebruikten:

L7159        3 x  8   '3 kolommen van 8 etiketten  
L7160        3 x  7
L7161        3 x  6
L7162        2 x  8
L7163        2 x  7
L7164        3 x  4

Bevestig met OK en dan kun je je etiketten verder afhandelen en afdrukken.

Omdat de in te voegen illustraties het zgn. "In-tekstregel" formaat moeten hebben, kun je tekst en illustratie niet in elkaar over laten lopen. De volgende keer nog een  trucje om dat wel voor elkaar te krijgen.

Illustraties in Word-etiketten (je visitekaartje wellicht) Deel III

In de vorige delen hebben we uitgelegd hoe je in je Word-etiketten illustraties op kunt nemen en welke etiketformaten je daarbij nodig hebt.
Afbeelding en tekst in elkaar over laten lopen, lijkt op het eerste gezicht hier niet te kunnen. Met een handigheidje kun je dat toch nog wel voor elkaar krijgen. Stel je hebt een logo en wilt daar een tekst doorheen laten lopen, bijv.:

Ga als volgt te werk: 
1.   Plaats je illustratie (in de gewenste grootte) en zorg voor het formaat om-kader
2.   Gebruik een tekstvak om je tekst in te type.n  Zet de Kleuropvulling op  geen.
3.   Plaats de tekst over je illustratie, waar je hem maar wilt hebben. Verwijder dan ook nog het tekstkader.
4.   Gebruik nu de Ctrl-toets om beide objecten (tekst en illustratie) te selecteren.
5.   Rechter muisknop in het doelgebied en kies Groeperen en nogmaals Groeperen.
6.   Kopieer het geheel naar het klembord en plak terug via Plakken Speciaal als Windows metabestand.
7.   Verwijder het oorspronkelijke plaatje en verander het formaat van het nieuwe in In-tekstregel

Je kunt deze illustratie nu gebruiken zoals in de vorige afleveringen beschreven.

WORD XP/2003 Tekenfrustatie
=============================================================
Wil je even een lijntje trekken of een pijltje toevoegen, krijg je ineens
een volledig blad tekenpapier voor je neus. En zie dat dan maar weer
eens kwijt te  raken!
Hier is mijn advies:  
Open via het menu Extra en Opties, het tabblad Algemeen. 
Verwijder daar het vinkje voor:
Automatisch tekenpapier maken bij het invoeren van Autovormen.

Zo kun je weer zonder kunstschilder te moeten worden, verder werken.
=============================================================

Kopzorgen in excel
=============================================================
Heb je voor (werk)blad 1 een keurige koptekst (of voettekst) verzorgd
en merk je dat je dat voor (werk)blad 2 weer opnieuw kunt gaan doen.
Hoe kun je voor al de werkbladen van je werkmap in één keer dezelfde
kop- of voettekst aanbrengen?
De oplossing is redelijk eenvoudig:

1. Selecteer eerst alle bladen.
2. Verzorg dan de kop- of voettekst.

Alle bladen selecteren (= groeperen) gaat  als volgt:

1. Klik op het eerste bladtabje (= selecteer het eerste blad)
2. Hou de Shift-toets ingedrukt en selecteer het laatste blad.

Alle bladtabjes moeten nu een lichte/witte achtergrond hebben.

(Rechtermuisknop in Tabgebied om de "Groepering weer op te heffen")

=============================================================

cAPS lOCK VERGETEN!

jE HEBT (IN wORD) NET EEN PAAR LANGE EN GECOMPLICEERDE ZINNEN INGETYPT EN MERKT DAN VERGETEN TE HEBBEN DE cAPS lOCK UIT TE ZETTEN. lIEVE MENSEN, HOOFDLETTERS EN KLEINE LETTERS ALLEMAAL VERKEERD OM!
Opnieuw intypen of ?
1. Selecteer de ontspoorde zinnen.
2. Kies uit het menu Opmaak (Eng: Format) de optie Hoofdlettergebruik (Eng: Change Case)
3. Kies hier oMKERING lETTERS (Eng.: tOGGLE cASE).
4. Klik op OK
 

Opsporing verzocht!

Ook wel eens een bestandje “kwijt geraakt”?  Wel opgeslagen, maar waar ook weer precies of met welke naam ook weer?

Windows is er ook goed in om te zoeken in de inhoud van standaard bestandsformaten, zoals Word- en Exceldocumenten. Vaak kun je je wel een specifieke term of naam herinneren die je in je document gebruikt hebt. Daar maak je dan gebruik van. Als voorbeeld, zoeken we naar een worddocument dat over de “ondernemingsraad” gaat. Vervang dit door een eigen zoekterm als je het wilt proberen.

1. Kies via de Startknop de optie Zoeken en daarna  Bestanden en Mappen.

2. Vul het zoekvenster als volgt in:
   1. In het veld “De volledige of  ..” :    *.doc of *.xls
      (Voor een Word of een Excelbestand)
   2. In het veld “Een word of uitdrukking..” :  ondernemingsraad.
      (kies een eigen term hier i.p.v. ondernemingsraad)
   3. In het veld “Zoeken in” selecteer je de schijf of schijven waar je wilt zoeken. (via het Lijstknopje rechts heb je keuzes)
3. Klik nu op de “Nu zoeken” – knop

En dan maar even een bakkie koffie drinken…..  Na een tijdje krijg je dan een lijstje met documenten waarin het zoekwoord voorkomt. En met een beetje geluk vind je zo ook de verloren dochter terug.

1. Type een volledig adres in aan de linkerkant van je document.
2. Selecteer het adres
3. Kies Extra / Brieven en verzendlijsten / Enveloppen en etiketten.
4. Kies het Tabje  Envelop  (het adres staat al klaar om geprint te worden)
5. Via Opties kun je het type envelop dat je gebruikt instellen. Kies en OK
6. Plaats de envelop en klik op de knop Afdrukken in dit venstertje.

Geen gezeur, gewoon doornummeren!

Je hebt een genummerd lijstje, daarna wat ongenummerde tekst en daaronder wil je weer 
verder met je  genummerde regeltjes. WORD begint helaas gewoon weer opnieuw bij 1 
te nummeren. Oplossing:  Klik in de eerste regel van het tweede lijstje, dan rechter muisknop en selecteer  Doorgaan met nummeren.  En Word nummert vrolijk verder.

Pagina 3 van 5
Voor een goede administratie is het handig om bij brieven en documenten te weten om hoeveel bladen het gaat en welk blad waar thuishoort. Je hoeft dat niet handmatig in te typen, WORD ondersteunt de volgende methode:
Roep via het menu Beeld de Kop- en voettekst op. Plaats je tekstcursor dan in de voettekst. Je moet nu ook het volgende Werkbalkje hebben.

Klik nu het lijstje Autotekst-fragment invoegen open en kies hieruit Pagina X van Y Lijn nog rechts uit (met knop in de Opmaakbalk) om het aan de rechterkant te krijgen. Zo zou het moeten werken. Wie van zo'n document (eventueel met logo etc. erbij) een sjabloon maakt, heeft er later ook geen omkijken meer naar.

VASTE SPATIES IN WORD

Met dat Euro-teken overkwam het me onlangs weer eens. Het euroteken bleef aan het eind van de regel hangen en het bedrag kwam er onder terecht. Niet echt fraai. Om er voor te zorgen dat er op bepaalde spaties niet afgebroken wordt, hoef je alleen maar even de control- + shifttoets ingedrukt te houden bij het intypen van die spatie. De regel wordt dan bij zo’n spatie niet meer afgebroken.

HET VERLEDEN ONDER CONTROLE.
============================
Via Bestand {File} kan iedereen vaak zien met welke bestanden je (in Word bijv.)het laatst gewerkt hebt. Je kunt die hele functie uitschakelen, maar ook (zo gewenst)een enkele verwijzing verwijderen en toch de basis functionaliteit behouden: Hou  Ctrl en Alt ingedrukt en druk dan op het streepje (-). De cursor verandert in een platte streep! Ga nu naar Bestand (of File) en klik op de bestandsverwijzing die je wilt verwijderen. Je verleden is zo snel opgeschoond. (Voorzichtig met deze benadering, want je kunt zo ook andere menuopties om zeep helpen.)

Wie dubbelklikt er wel eens op de vulgreep (in Excel)?
 De vulgreep, dat piepkleine blokje in de rechter onderhoek van een geselecteerde Excel-cel (of -reeks), heeft allerlei magische eigenschappen. Hij laat zich o.a.  “bedubbelklikken”!  Vul maar eens twee kolommen (A en B, bijv.) met een aantal getallen. Plaats een formule in C1 (=A1*B1, bijvoorbeeld). Dubbelklik nu op de vulgreep!  Het resultaat moet zijn dat de onderliggende cellen tot de laatste die je nodig hebt met dezelfde formule gevuld zijn. Er wordt dus naar de naastgelegen kolom gekeken om te weten tot hoever gekopieerd moet worden. Niet gek voor als je een ellenlange tabel hebt.

Opmaak van een werkblad kopiëren.
Je hebt je werkblad keurig opgemaakt met alle gewenste lijnen en kleuren, kolommen van de juiste breedte enz. en dan moet je (voor de volgende maand bijv.) op een nieuw blad weer opnieuw beginnen. Je zou alles kunnen kopiëren en plakken, maar dan neem je ook de inhoud mee. Zo kan het ook: Klik in het te kopiëren blad op het Alles selecteren-vakje (links van kolom A en boven rij 1, op het kruispunt van de rij- en  kolomkoppen). Klik nu op het Opmaak kopiëren-knopje (rechts van de Plakken-knop) Ga naar het nieuwe werkblad en klik daar ook op het Alles selecteren-vakje. De opmaak is nu gekopieerd. Pak je het handig aan dan gebruik je de Ctrl-toets om eerst alle doel-mappen te selecteren voordat je de opmaak inplakt. Zo kun je een aantal werkbladen in één keer dezelfde opmaak geven.

 

2000 4e jaargang nr. 2 Automatische datum: handig maar ook altijd verstandig?

2000 4e jaargang nr.1 Nullen verhullen en getallen op doen vallen

1999 3e jaargang nr. 6 Kolom erbij? Tekenen maar!

1999 3e jaargang nr. 5 Optellen van uren en minuten in Excel.

1999 3e jaargang nr. 4 Decimale Minuten.

1999 3e jaargang nr. 3 Een streep door de rekening.

1999 3e jaargang nr. 2 Uw IJ ook wel eens kwijt?

1999 3e jaargang nr. 1 Rechter tabelrand onbereikbaar.